RECHNUNGSANFORDERUNGEN UND ÜBERTRAGUNGSWEG

Vorgehensweise

Rechnungsstellung an Evonik

Alle Rechnungen an deutsche Evonik-Unternehmen müssen als PDF / TIFF-Datei übermittelt werden an de-invoice@evonik.com. 


Für Rechnungen an andere Evonik-Regionen folgen Sie bitte den Hinweisen zum Übertragungsweg auf der Bestellung. Andere Dokumente, die an diese E-Mail-Adresse gesendet werden, werden gelöscht.
Voraussetzungen für die Zusendung von Rechnungen per E-Mail sind:

1. Kein Passwortschutz oder Verschlüsselung innerhalb des E-Mail-Anhangs.

2. Es werden ausschließlich die Dateitypen PDF und TIFF akzeptiert.

3. Jede Rechnung darf nur einmal gesendet werden. Eine zusätzliche Versendung im Papierformat oder digitale Rechnungskopien an einen anderen Empfänger (auch nicht als CC) sind nicht erlaubt. 

4. Jede PDF-Datei darf nur eine Rechnung enthalten. Mehrere PDF-Dateien per E-Mail sind möglich. Dabei darf die Mailgröße von 10 MB nicht überschritten werden. 

5. Rechnungen mit mehreren Seiten dürfen nicht in separate PDF-Dokumente aufgeteilt werden.

6. Alle Anhänge mit relevanten Informationen für die Rechnung müssen im selben PDF-Dokument verschickt werden. Die Rechnung muss auf der ersten Seite des PDF-Dokuments platziert werden.

Die Verarbeitung von Eingangsrechnungen erfolgt bei Evonik in einem automatisierten Prozess. Daher sind folgende Qualitätsanforderungen für alle Rechnungen zwingende erforderlich:

7. Die Rechnungsadresse muss mit der jeweils in den Bestellungen angegebenen Rechnungsanschrift übereinstimmen und auf der Rechnung korrekt angegeben werden. Zusätzlich ist die Lieferadresse mit in die Rechnung aufzunehmen.

8. Jede Bestellung ist mit einer separaten Rechnung abzurechnen. Die Belege müssen deutlich als Rechnung, Rechnungskorrektur oder Gutschrift benannt sein.

9. Auf jeder Rechnung ist die gültige Evonik Bestellnummer, bzw. bei Speditionsleistungen die Nummer des Transport- oder Speditionsauftrages anzugeben. Bei fehlenden Referenzen behalten wir uns vor, die Rechnung unbearbeitet zurück zu senden.

10. Die berechneten Positionen sind analog zu den Evonik-Bestellungen in die Rechnungen zu übernehmen. Artikel-/Materialnummer, Materialbezeichnung, Mengeneinheiten, Preise und Zahlungsbedingungen müssen mit der Evonik-Bestellung übereinstimmen.

11. Die Währung ist gemäß ISO-Code (z. B. EUR, USD) anzugeben.

12. Handschriftliche Vermerke auf den Rechnungsbelegen sind nicht erlaubt.

13. Jede Rechnung muss die umsatzsteuerlichen Mindestangaben nach § 14 UStG enthalten.
  • Name und Anschrift des Leistenden Unternehmers
  • Name und Anschrift des Leistungsempfängers = Rechnungsadresse
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers
  • Datum der Ausstellung der Rechnung
  • Fortlaufende und eindeutige Rechnungsnummer
  • Leistungsbezeichnung (siehe Punkt 10)
  • Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung (die Angabe eines Lieferscheindatums allein reicht nicht aus)
  • Einzelne, nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelte und nach Steuersätzen zusammengefasste Nettobeträge
  • Steuersatz und Steuerbetrag, bei nicht steuerbaren Umsätzen ein Hinweis auf den Grund der Steuerbefreiung
14. Auf der ersten Seite der Rechnung muss die aktuelle Bankverbindung (IBAN und BIC) angegeben werden. 

15. Die Rechnung muss ein Original sein oder deutlich als "KOPIE" gekennzeichnet werden.

16. Für eine störungsfreie digitale Verarbeitung muss die Rechnung einen weißen Hintergrund haben. Auf eventuelle Wasserzeichen oder Hintergrundgrafiken ist daher zu verzichten.

17. Wichtige Angaben wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum usw. dürfen nicht grau unterlegt sein, da sie sonst nicht maschinell gelesen werden können.


Zusätzliche Voraussetzung für Rechnungen ohne Bestellbezug (Ausnahmefälle, in denen Sie keine Evonik-Bestellung erhalten haben):

18. Die Rechnung muss den Namen, die Mailadresse und die Abteilungsbezeichnung des Evonik Mitarbeiters enthalten, der den Kauf der Waren genehmigt oder die Dienstleistung beauftragt hat.


Bitte klicken Sie hier, um eine Beispielrechnung zu sehen. 
Bei Fragen, Anmerkungen oder Klärungsbedarf zu Rechnungen wenden Sie sich bitte weiterhin an kreditoren@evonik.com. Solche Anfragen können nicht von der Eingangsbox de-invoice@evonik.com verarbeitet werden.