Fragen und Antworten zur Hauptversammlung der Evonik Industries AG am 25. Mai 2022

Die Hauptversammlung findet am Mittwoch, 25. Mai 2022, um 10.00 Uhr (Mitteleuropäische Sommerzeit - MESZ), in der Verwaltungszentrale der Evonik Industries AG Essen als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) statt.

Die Präsenzhauptversammlung ist der gesetzliche Regelfall. Das Gesetz über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs-, und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie („COVID-19-Gesetz“) ermöglicht es jedoch, auch im Jahr 2022 die Durchführung einer Hauptversammlung ohne die physische Präsenz von Aktionären oder ihrer Bevollmächtigten durchzuführen (sog. „virtuelle Hauptversammlung“).

Bei einer Präsenzhauptversammlung kann jeder Aktionär an der Hauptversammlung persönlich oder durch einen Bevollmächtigten „vor Ort“ teilnehmen. Das ist bei der virtuellen Hauptversammlung ausgeschlossen. Sie findet ohne physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten statt. Diese Möglichkeit hat der Gesetzgeber mit dem Gesetz über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs-, und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie („COVID-19-Gesetz“) geschaffen. 

Bei der virtuellen Hauptversammlung sind die Online-Angebote zur Verfolgung der Versammlung erweitert. Insbesondere wird die virtuelle Hauptversammlung der Evonik Industries AG für die Aktionäre vollständig in Bild und Ton im Internet übertragen, die Aktionäre können ihr Stimmrecht elektronisch ausüben und vorab Fragen einreichen.

Das Anmeldeverfahren für die virtuelle Hauptversammlung unterscheidet sich von demjenigen einer Präsenzversammlung nicht:  Die Aktionäre, die rechtzeitig im Aktienregister eingetragen sind, erhalten die Einladung zur Hauptversammlung per Post oder E-Mail zugesandt. Zusammen mit der Einladung wird den Aktionären ein Anmeldeformular zugänglich gemacht. Sie müssen sich innerhalb einer bestimmten Frist bei der Gesellschaft anmelden, entweder durch Rücksendung des ausgefüllten Formulars oder über den Online-Service. Die Zugangsdaten zum Online-Service, in dessen Rahmen die Anmeldung und Vollmachts- und Weisungserteilung zur Verfügung steht, finden Aktionäre, die nicht für den E-Mail-Versand der Einladung zur Hauptversammlung registriert sind, in der Einladung. Die übrigen Aktionäre verwenden ihr selbst gewähltes Zugangspasswort und ihre Aktionärsnummer, die auch in der Einladungs-E-Mail angegeben ist. Mit der Veröffentlichung der Einberufung der Hauptversammlung im Bundesanzeiger am 8. April 2022 stehen die Einladungsbroschüre sowie weitere Unterlagen im Internet abrufbereit zur Verfügung.

Der letzte Anmeldetag ist Mittwoch, der 18. Mai 2022 (24:00 Uhr MESZ).

Unter der Voraussetzung, dass sich der Aktionär rechtzeitig angemeldet hat (dazu Frage 5), kann er sein Stimmrecht durch Briefwahl oder durch Erteilung von Vollmacht und Weisung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter oder an einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder eine gleichgestellte Person ausüben, jeweils in Papierform als auch in elektronischer Form über den Online-Service. Eine Änderung der Briefwahl bzw. Weisung ist über den Online-Service bis unmittelbar vor der ausdrücklichen Schließung der Abstimmung durch den Versammlungsleiter während der Hauptversammlung möglich.

Der Versand der Einladung beginnt am 28. April 2022.

Zur Hauptversammlung werden alle im Aktienregister der Evonik Industries AG eingetragenen Aktionäre eingeladen. Der erste Versand erfolgt am 28. April 2022. Ein weiterer Versand erfolgt drei Wochen vor der Hauptversammlung an die nach dem Erstversand im Aktienregister eingetragenen Aktionäre.

Nach Ablauf dieser Frist eingetragene Aktionäre werden nicht mehr angeschrieben, haben aber dennoch die Möglichkeit, sich unter Nennung der Aktionärsnummer, des Namens, der Adresse und des Geburtsdatums noch bis zum Anmeldeschluss (18. Mai 2022, 24.00 Uhr MESZ - Eingang bei der Gesellschaft) zur Hauptversammlung anzumelden.

Für Fragen zur Anmeldung zur Hauptversammlung steht eine Aktionärshotline zur Verfügung. Falls ein Aktionär seine erwarteten Anmeldeunterlagen nicht erhalten hat, kann beispielsweise über die Hotline überprüft werden, ob die Eintragung des Aktionärs ordnungsgemäß erfolgt ist. Die Telefonnummer der Hotline lautet +49 1802-739 376. Ein Anruf kostet  6 Cent pro Anruf aus allen deutschen Netzen.  

Der Finanzbericht 2021 steht auf der Internetseite der Evonik Industries AG als Online-Version zur Verfügung. Aktionäre, die eine gedruckte Fassung des Finanzberichts wünschen, können diese telefonisch bei der Hotline unter +49 1802-739 376 anfordern. Ein Anruf kostet 6 Cent pro Anruf aus dem Festnetz der Deutschen Telekom und max. 42 Cent/Minute aus deutschen Mobilfunknetzen.

Die Aktionäre der Evonik Industries AG können die Hauptversammlung live und in voller Länge im Internet verfolgen. Die Zugangsdaten für den Online-Service finden Sie, sofern Sie nicht bereits für den E-Mail-Versand der Einladung zur Hauptversammlung registriert sind, in der Einladung, deren Versendung am 28. April 2022 beginnt. Die Eröffnung der Hauptversammlung durch den Versammlungsleiter sowie die Rede des Vorstandsvorsitzenden werden zudem öffentlich auf www.evonik.de/hauptversammlung übertragen, ohne dass dafür Zugangsdaten erforderlich sind.

Der Gesellschaft gegenüber gilt nur derjenige als Aktionär, der im Aktienregister eingetragen ist. Ein nicht eingetragener Aktionär kann sich nicht selbst zur Hauptversammlung anmelden. Die Ausübung des Stimmrechts setzt daher die Ausstellung einer entsprechenden Vollmacht durch den anstelle des als Berechtigten im Aktienregister Eingetragenen voraus.

Zunächst ist Voraussetzung für die Einreichung von Fragen, dass sich der Aktionär rechtzeitig, d.h. bis zum 18. Mai 2022 (24:00 Uhr (MESZ)) bei der Gesellschaft angemeldet hat (siehe Frage 5). Sodann kann er Fragen zur Tagesordnung über den Online-Service an den Vorstand richten. Die Zugangsdaten für den Online-Service finden Sie, sofern Sie nicht bereits für den E-Mail-Versand der Einladung zur Hauptversammlung registriert sind, in der Einladung, deren Versendung am 28. April 2022 beginnt.

Die Fragen müssen der Gesellschaft bis spätestens zum 23. Mai 2022, 24:00 Uhr (MESZ), über den Internetservice der Gesellschaft zugehen.

Eine Abstimmbestätigung über die Ausübung ihrer Stimmrechte können Aktionäre nach Durchführung der Hauptversammlung über einen Link im Online-Service abrufen.

Das beruht auf einer Änderung des Aktiengesetzes (§ 125 AktG), das die Übermittlung der gesamten Einberufung entbehrlich macht. Von dieser Erleichterung machen wir Gebrauch, das spart Tonnen von Papier und kommt der Umwelt zugute. Sie finden die Einberufung mit der vollständigen Tagesordnung zum Download auf unserer Website unter:  https://corporate.evonik.de/de/investor-relations/hauptversammlung